Politique de caractère personnel

Dans le cadre de la navigation sur le site www.cse-nesfance.com, via le Logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le Site »), le CSE NESFrance est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.

La présente politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles du CSE NESFrance (ci-après « Collaborateurs ») les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « Données Personnelles »), sur le Site, par le CSE NESFrance, agissant en qualité de responsable du traitement.

Dans le cadre de la navigation sur la Plateforme Edenred Meyclub, accessible par connexion directe ou via le Site, EDENRED FRANCE S.A.S est responsable du traitement. 

1.  Données collectées et traitées

Conformément au principe de minimisation, le CSE NESFrance ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le CSE NESFrance peut recueillir des Données Personnelles concernant ses collaborateurs, directement auprès de ceux-ci ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise.

Les données recueillies indirectement par le CSE NESFrance via le service des ressources humaines sont chaque mois :  le nom, le prénom, l’email professionnel du bénéficiaire, le matricule interne, la date d’embauche, la date de naissance, le type de contrat, le site de rattachement, et la date de sortie si applicable. Et une fois par an, le décompte des paiements mutuelles A-1 des salariés.

Les données traitées par le CSE NESFrance, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :

1. a) Identification de l’employé :

• nom, prénom, date de naissance
• coordonnées professionnelles : email & matricule
• date d’entrée et date de sortie

1. b) Situation familiale :

• Ayants droit : nom, prénom, date de naissance (pour l’âge en lien avec les ASC), Lien avec l’ouvrant droit (conjoint ou enfant), à charge ou non, certificat MDPH.

Les éléments demandés pour définir un ayant droit permette de collecter les éléments des ayants-droits ci-dessus nécessaires au fonctionnement des ASC et en justifiant la filiation avec l’employé pour validation de légitimité en tant qu’ayant droit.

1. c) Autres Données personnelles

• Coordonnées Bancaires (facultatif)

Le recueil des informations relatives aux coordonnées bancaires est facultatif. Cependant un collaborateur n’indiquant pas ses coordonnées bancaires ne pourra pas obtenir un remboursement sur factures concernant les subventions mises à disposition par le CSE dans le cadre des ASC, et ne pourra pas être crédité du remboursement de la part mutuelle annuelle réalisée par le CSE.

• Coordonnées personnelles : mail ou adresse postale (facultatif)

1. d) Informations sur les prestations / activités des collaborateurs  :

• nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin et date de facture ; lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, personnes concernées par le séjour, nom du payeur)

• montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, bons d’achat), numéros des bons d’achat, références du moyen de paiement.

  Cela concerne :

  • les prestations achetées via Meyclub (à fins de statistique par type d’achat au global des collaborateurs)
  • les remboursements sur Facture (afin de valider l’éligibilité du remboursement demandé au regard du Règlement Subventions).
    

2.  Finalités de traitement des Données

Les traitements de Données Personnelles mis en œuvre par CSE NesFrance, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :

• Gestion administrative des bénéficiaires : Création et gestion de la base de données, Réalisation d’états statistiques ou de Listes d’Ouvrants Droit (Collaborateurs) ou d’Ayants Droit…
• Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
• Gestion des prestations d’œuvres sociales : Gestion des attributions, Inscriptions, Commandes de prestations, Remboursements de subvention & mutuelle, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions, envoi postaux, etc…

Œuvres sociales pouvant être proposées :

• Chèques-cadeaux ; chèques vacances ; distribution de cadeaux ; billetterie et subventions : spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives ; …

• Proposition d’offres promotionnelles ou partenariats
• Evènements organisé par le CSE à destination du collaborateur, collaborateur & conjoint, ou collaborateur & ses ayants droit

• Gestion de la Communication

• Envoi de la Newsletter sur l’adresse email du collaborateur (professionnelle ou personnelle selon choix du collaborateur) d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements, etc…
• Communication par email envoyé par Edenred sur les Jeux ou Newsletter Edenred ponctuelles validées par le CSE
• Envoi de places par email (professionnelle ou personnelle selon choix du collaborateur) ou teams pour les évènements sportifs ou évènements organisés par le CSE (sur inscription des collaborateurs)

• Respect de la réglementation en vigueur

Les données personnelles ne seront utilisées qu’à des fins d’ASC pour lesquelles elles sont collectées.

• RIB : Remboursements Subventions et Mutuelle
• Données Famille :
  • Mise à disposition de chèques Cadeaux & Subventions Enfant,
  • Définition des montants de chèques vacances à attribuer en lien avec la présence et l’âge des enfants.
  • Nombre de places attribuables pour un collaborateur sur un évènement organisé par le CSE et permettant au collaborateur de venir avec ses ayants droits (en fonction du nombre d’ayants droits déclarés) ; éventuellement noms si places nominatives exigées.
• Adresse postale : Envoi par courrier d’un chèque vacances ou cadeau ou autre document, à la demande du collaborateur ou pour une ASC spécifique ponctuelle.

3.  Durée de conservation

Le CSE NESFrance ne conserve les Données Personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.

Le CSE NESFrance est amené à conserver certaines Données Personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :

• Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
• Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés tout au long de votre présence dans l’entité, et trois (3) ans en plus de l’année en cours après votre départ de l’entité, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
• Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées jusqu’à cinq (5) ans.

4.  Destinataires des Données 

Les destinataires des Données Personnelles traitées par CSE NesFrance sont :

• Les élus CSE désignés, pour la gestion des ASC
• EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du Site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Edenred Meyclub.
• Les prestataires d’évènement CSE dans le cas où le collaborateur s’inscrit / inscrit ses ayants droits : Les données transmises ne seront que celles nécessaires à l’inscription : 

• Nom du Collaborateur
• Nombre de places ayant-droit ou nom des ayants-droit si nominatif
• Tranche d’âge d’ayant droit dans le cas de gratuités / réductions en fonction de l’âge
• Adresse e-mail du collaborateur dans le cas où les places sont directement envoyées par email par le prestataire

• Banque Crédit Mutuel : Nom & RIB pour effectuer les remboursements Subventions & Mutuelle, et vérifier les paiements des places sportives accessibles par tirage au sort.

5.  Sécurité des Données

Le CSE NESFrance s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données. Ces mesures sont destinées à protéger les Données Personnelles contre toute altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Le CSE NESFrance veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données Personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité.

6.  Droits des personnes concernées

Les collaborateurs peuvent, conformément à la réglementation applicable exercer leurs droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux Données Personnelles les concernant.

• En contactant le CSE NESFrance en envoyant la demande par email à l’adresse : NESFrance@fr.nestle.com
• Dans le profil « Ma Fiche », il leur est possible d’indiquer « Je m’oppose au traitement de mes données personnelles ». Le cas échéant, il ne sera pas possible de leur attribuer les ASC nécessitant d’utiliser les données personnelles (Remboursements Subventions, Participations aux évènements, Remboursement Mutuelle, etc…)

Les données devant être légalement conservées pour des contrôles légaux devront toutefois être maintenues et ne pourront être effacées sur demande de collaborateurs.

Concernant les traitements liés à l’utilisation de la Plateforme Edenred Meyclub, vous pouvez exercer vos droits auprès de EDENRED FRANCE S.A.S :

• par courriel à l’adresse : rgpd-dpo@edenred.com
• par courrier postal à : EDENRED FRANCE S.A.S - Délégué à la protection des données personnelles – 166 – 180 Boulevard Gabriel Péri 92240 Malakoff)

7.  Actualisation des Données transmises

Il est important que les informations transmises soient exactes et à jour et que les collaborateurs nous informent de tout changement significatif les concernant.

8.  En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des Données Personnelles, le CSE NESFrance est joignable à l’adresse suivante : Contact_CSE.NESFrance@fr.nestle.com

9.  Modification de la Politique de protection des données

Le CSE NESFrance est susceptible de modifier cette Politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, les collaborateurs seront informés par l’envoi d’une Newsletter.